一、公文写作要则
公文的写作，不仅要遵从公文作为主体之一种的写作通则，而且它作为一种有其自身非凡性的文体，在写作上有与其它文体不同的非凡要求。
1．公文的写作要与党和国家的方针政策及法律、法规不相抵触
公文是传达、贯彻党和国家方针、政策、法律及法规的重要工具，这要求其内容必须与党和国家的方针、政策、法律和法规一致，不应有矛盾、互相抵捂之处。机关制发公文，是为了产生效用。但公文如违反党和田家的方针政策、法律等，也就没有其合法性，从而公文现实执行效用，也就无从谈起。
公文写作必须符合作者所在系统及该机关主管业务方面的方针、政策和重要规定，并为作者所在机关的实际结合，以保证所制发的公文不仅内容切实，而且充分地体现出有关方针、政策的基本精神。
2．实事求是，讲求实效
制发公文，旨在沟通信息，及时处理问题，收到实效，指导和推动当前的工作，挽回工作中的失误。收到公文所具有的现实执行效用，撰写公文必须坚持实事求是的原则，力求收到实际效果。
达到以上的目的，撰写公文应该坚持以下三原则：
必发才发原则。这是指制发公文要从实际出发，确有必要才制发公文。公文写作有很强的目的性、针对性，撰写公文必须根据机关行政治理活动的实际情况而定。没有非凡的需要，切忌不可动辄制发公文，堆砌“文山”。
忠于原貌原则。是指撰写公文必须忠于事物的本来面貌，符合客观实际。这是公文内容的精髓。公文具有法定的权威性，是机关上传下达，沟通情况的重要手段。公文制发后，能否收到其法定的效用，在很大程度上取决于公文的内容是否符合客观实际，以及所提出的工作原则、方法和措施是否切实可行。
做到忠于原貌，要求写作的材料不许随意杜撰，弄虚作假，欺上瞒下，而是要加强调查研究，深入实际。
注重时效原则。指公文撰写要保证所制发的公文具有较强的针对性，必须把握时机，保证做到及时迅速。公文根据实际情况制发，与行政治理活动同步运行，井对行政治理产生效用，因而公文撰写时间性极强，有的公文甚至要争分夺秒，假如不能把握时机，时过境迁，就全降低或丧失公文应用的价值。
3．主题突出，条分缕析
公文的主题是公文制发者所要表达的主张、意见。
公文的主题应鲜明突出。主题含混不清或多主题，受文者便不知所云，因而很难准确快捷地领会所受公文的意图，导致所制发的公文不能产生现实执行效用。
那么该如何突出主题，突出主题在表达上有几点应予注重：
首先，公文撰写应开门见山，不事曲笔，不拐弯抹角，不含蓄委婉。
其次，一件公文，只一个主题；公文撰写一事一文，不可一文多事。
最后，材料的取舍由主题而定；运用语言亦紧扣主题。
合理安排正文结构
合理安排公文正文的结构，做到层次清楚，条分蝼析，言之有序。
4．结构完整，格式规范
公文的结构和格式要求，均有国家统一的规定，不可自行其是。
公文的正文，是公文的主体和中心。正文有其结构上的要求。其逻辑结构大致可分三个部分：
提出问题，这一部分又称引据部分，要求简明扼要，说明制发该文件的根据和意义即可。
分析问题，这是正丈的中心部分。针对提出的问题，根据发文的目的和要求，突出重点，将需要解决问题的理由讲述清楚。
解决问题，这是公文正文的结尾部分。制发公文旨趣是为了解决问题，故在这一部分应明确具体示知解决结果、结论。
5．用语得体，表达简洁得体，是指公文的用语与语气和作者的职权、所代表的机关及发文目的一致，遣词造句恰如其分。
周密，是指公文的表述准确中肯，不生歧义，没有漏洞，失当之处。否则会造成思想上的混乱或行动上的偏差。
简明，是指表意简洁、明确，没有含糊不清、摸棱两可之处。
畅通，是指公文用语要求文理通顺，畅达上口，符合语法、逻辑规律。
二、公文写作前的预备
动笔撰写公文之前，要经过写作前的预备阶段，这个阶段包括思想酝酿预备，材料收集整理分析预备、文种选择表达方式的选择预备等。
(1)明确行文目的与要求
制发一个公文总是为了解决一个或几个问题，提出这个问题的根据是什么?有怎样的必要性和重要意义?采取什么样的措施方可解决问题?用些什么材料来说明自己的意图?对这些问题，公文撰写者在动笔前必须在思想上理清楚。
制发公文的目的和要求，一般由机关党政负责人在制定工作决策时，已经确定下来，然后授意给执笔人。领导授意时务求清楚具体，明确交待行文的对象、行文主要内容与目的要求。
(2)确定主题
有些公文，属于如公布事项，阐明规章内容，发布指示，布置工作等，其主题可以由领导人授意，根据领导的意图直接表述。
对于调查报告之类复杂公文，其主题不可根据领导人授意而定，应在深入调查研究的过程中，随着对客现实际情况全面而深入地探索逐步提炼与明确。
确立主题的要求有：
正确、集中、深刻、鲜明四点。
文种，即公文名称。其作用是用以概括表明公文的性质。用途和制发机关的职权范围。所以，作者在动笔撰写公文之前，一定要选好文种。选择文种的主要依据有四点：
①政策法规依据
公文种类有命令、议案、决定、指示、公告、通知、报告等，制发公文应根据规定选用文种。
②工作关系依据
公文撰写者受文者之间构成的工作关系，是选择文种的依据之一。
③职权范围依据
公文撰写机关的职责权限范围是选用适当文种的依据之一，制发公文应在自己的职责权限范围内进行丈种选择。
④行文目的依据
公文为达到一定目的而制发，应根据行文的目的选择适当的文种。
调查研究，收集材料。巧妇难为无柬之炊。材料是公文写作的基础。应深入实际，做细致的调查工作，多方了解情况，广泛收集材料。
调查研究不应先带观点，应竖持客观性和全面性原则，摒弃调查研究前及调研过程中的思单定势，揖弃诱导式的调研方法，多方听取意见，注重听取不同意见或反面意见，全方位、多角度、系统地获取贵料。
调查研究应注重将纵向(历史的)调查和横向的 (现实的)调查相结合。
材料的收集要当有心人，注重平素的观察，日积月累。
公文的撰写者应统帅材料，不为材料所累。应将所收集的材料进行分析、筛选，去粗取精。
分析、筛选和取用材料方法很多，主要有五点：
①选取经核实无误的材料。
②选取能反映事物基本状况的材料。
③选取最能服务于主题的典型材料。
④从多方面选取对事物特征最有说服力的材料。
⑤选取最能说明事物性质、明确是非界限和制定决策的依据的材料。
调查的方法很多，主要有会议调查、访问调查、书面调查、文献调查、问卷调查等。
根据公文性质和行文目的要求，在选用表达方式上有所侧重。
工作报告、通报、大事纪要、会议纪录等——偏重用叙述法1
行政法撮、规章、公告、布告、合同、协议书——偏重说明；
决定、讲话稿等——侧重议论。
三、公文语言的运用
1．公文的语言特色
(1)语言风格
①庄重
语言端庄，格调郑重严厉。主要藉助庄重的语言表明严正的立场和严厉的态度，要对受文者产生必要的强制性。用语不能轻佻。
②精确
表达意思务必真实确切，是非分明，爱憎分明，无虚假，无措漏，褒贬得当，语言明确，没有它种理解和歧义，无懈可击。
③朴实
用语平实自然，通俗易懂，明白通畅，通俗易懂。遣词造句不浮华夸饰，无权力渲染之能事，不矫操造作，剔除想象成份。忌堆砌词藻，滥用辞格，半文半白。
④精炼
简明扼要，精当不繁，每一字句都有实实在在的意思。要务去浮辞，当详则详，当简则简，忌冗长空泛，但又不苟简。
⑤严谨
含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当。忌语意模糊，含混不清。
⑥规范
符合现代汉语规则及一般逻辑规律(少数民族的公文为民族语言)。
(2)词语特点
公文所用词语，为规范化的书面词语。忌生造词语，忌半文半白词语。
词语含义确切。一般以双音节词为主，少数庄重、典雅、含义精确的单音节词，如此、何、悉等。使用频率稍高。应使用词形确定、含义精确的特定的公文专用词语。
介宾词组、联合词组、“的”字词组使用频率较高。
(3)语句特点
语句应完整确切，在丈中有较强的独立性、要害性的文句，脱离上下文仍不生歧义、不易被曲解、歧解。
纯粹起启承转合作用的语句极少。有专门表达公 文主题的主题句。用陈述句多，祈使句居其次，疑问、感叹句式又其次。单句常有较多限定性、修饰性成份。泛指性无主句较多。用“是……的”判定句式较多。复句用得较少。
(4)表达特点
议论、说明、叙述三种基本表达才式在不同文种中侧重点不同。
要求直陈其意，不渲染、不扭曲。反映问题全面真实，不事虚构加工。只表述对解决现实具体事务有价值的事理。
并且有较强的程式化、规范性。
所使用的符号系统统一通用。
2．公文词语的选择
(1)措词准确
认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。
(2)褒贬适度
注重分辨词语的感情色彩，正确表达作者的立场观点。
(3)防止音调害义
注重词语和语调时语义的影响，以提高表达效果，避免产生歧义误会。
(4)遵循语言法则(下略)。
3．公文语句组织(略)
4．公文中若干事物和概念的非凡表达要求
(1)时间的表达
公文时间的表达应准确，日期应标明年、月、日，不可用笼统的时段：“今年”、“本月”、“上半年”。有的公文在非凡情况下应标示出确切的时、分等。
年份一律使用公历年份的全称。
(2)空间的表达
地名第一次出现的，属国外的应冠以国别，国内的应冠以所属省市名称。
国名地名应用标准名称、标准译名，不用别称、简称。
填空使用表示处所的代词，以防止误解或费解。
(3)职务、姓名的表达
各种职务和姓名均用全称；遇一身多职时，只列与文件内容相关者；列一身多职的职务时，国内的应先列党内，再列党外，由高至低排序；国外的则尊重对方习惯；
国外人士以新华社公布的标准译名为准，后用圆括号注明其外文名称；若干人并列出现时，按一定标准来排序。
(4)数量的表达
公文中数目概念应用确数表示，一般不用约数、概数。
表示增加时，用倍数或分数；表示减少，只用分数而不可用倍数；
在“增加、提高、增长”等或“减少”、“降低”、“缩小”等词语后，谨慎用“了”宇；
度量衡单位必须使用国家法定计量单位和国家公布妁中文名称。
(5)范围、程度、语气、神态表达(略)
5，修辞格在公文中的运用
修辞方式只有少部分适用于公文写作，公文更主要的是依靠选词与炼句来提高语言表达效果，而修辞格的运用，则处于辅助地位。
之所以并非所有修辞格均适于公文，这是因为有些修辞格在公文中有妨害直接表意、易生歧义、平增文字符号数量等缺陷，所以夸张、双关、反语、比拟、象征、婉曲、含蓄、幽默、讽刺等修辞格在公文中是不能使用的。公文中常用的只有引用、比喻、借代、排比、反复、对比、换算等几种修辞格。
(1)引用
通过援引现代语言材料的方式来提高表达效果的一种修辞格。使用的频率极高。
(2)比喻
在两种具有某种相似之处的不同事物中，用其中的一种来描写和说明另一种。其作用可将道理讲得浅易懂，可增加表达的形象性。
(3)借代
不直接说出事物的名称，而用另外一种与本体事物密切相关的事物(借体)名称来代替。
(4)排比
将内容密切关系，结构相同或相似，语气一致的三个或三个以上的词组、句子连珠炮般一起说出。其作用有助于气势贯通，条理清楚；语言结构整洁，和谐流畅；抓住特点做重点的勾画。
(5)反复
有意让同一词、语、句重复出现。
(6)对比
将互相对立的事物或同一事物两个对立的方面放在一起进行比较，使得事物的性质更加分明，加深人们对其理解和熟悉。
(7)换算
将难识的或需非凡强调的数量加以折算，以更加具体、可感、直观形象的方式加以表达。
6．公文专用词语
由于表意和表现非凡色彩的需要，公文中有一些使用频率较高的词语。这些词语的词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，成为公文的专门词语。
(1)称谓词语
即公文中表示称谓关系的词语。如“XX同志”、“本”、“贵”、“该”以及外国人常用的“陛下”、“殿下”、“阁下”、“先生”、“夫人”等。
(2)领叙词语
即引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语。如根据、据、本着、奉、欣悉、为……特、……现……如下等。
(3)追叙词语
引出被追叙事实时所使用的词语，用于引出对有关事件办理过程的叙述和说明。如经、业经、即经、并经等。
(4)补叙词
补充叙述文件主要内容之外的其它内容时使用的开端词。如“另：……”、……”、“再：……”等。
(5)承转词语
承接上文转入下文的关联词。如为此、据此、有鉴于此等。
(6)祈请词语
表示请示或希望的敬词。如敬请、谨请、恳请、务请、烦、敬希、尚望等。
(7)商洽词语
有礼貌地征求意见时用的带探询语气的词语。如妥否、当否、是否可行、是否得当等。
(8)受事词语
因得到有关支持、鼓励等，向对方表示感激用词语，如蒙、承、承蒙、多蒙、荷、是荷。
(9)感盼词语
希望对方尽快满足某方面愿望时使用的表示激、盼望之情的词语。如深表感意、谨致谢忱，以……为感，以……为盼，切盼等。
(10)令知词语
表示命令的词语。如着、着令、特令、责令、责成、务须、切勿、严禁、不得、毋庸等。
(11)告诫词语
表示叮咛告谓和训诫的词语。如切切、毋违、不得有误，以……为要，以……为宜等。
(12)见解词语
表示对事物熟悉、态度、主张的词语。如应、理应、确应、应予、本应、似应、准予、照准、拟于、缓议等。
(13)判定词语
表示裁断的词语。如系、显系、以……论等。
(14)时态词语
表示时间状态或时间方面要求的词语。如兹、嗣后、片刻、行将、届时、值此、如期、展期、亟待、俟等。
(15)目的词语
直接交待或强调行文目的的词语。如特予公告、此布、此令、此复、以示训诫、立此存照、特备案存查等。
(16)报送词语
表示文、物上报过程、方式或要求的词语。如呈请、报送、报请、报批、呈上、附上等。
(17)颁行词语
表达公文颁发、执行方式、过程或要求的词语。如颁布、发布、下达、颁行、参酌执行。
(18)核查词语
表示审核、督查方式、过程或结果的词语。如审核、审议、核准、查验、壹询、核发等。
(19)结尾词语
表示正文结束的词语，如此令、毋谓言之不预、望……执行、此复、按……办理、由……起施行、特……请查收等。 |
